Actele necesare pentru obţinerea autorizaţiei de
operator al Arhivei Electronice de Garanţii Reale Mobiliare sau de agent
împuternicit al operatorului
Documentaţie prevăzută de art.
13 şi art.14 din Ordonanţa Guvernului nr.
89/2000 privind unele măsuri pentru autorizarea operatorilor şi
efectuarea înscrierilor în Arhiva Electronică de Garanţii Reale
Mobiliare
Solicitanţi persoane fizice
● cerere prin care solicitantul îşi
manifestă intenţia de a deveni operator al arhivei, care va cuprinde
atributele sale de identificare, precum numele, codul numeric personal,
domiciliul, numărul de înmatriculare la registrul comerţului, dacă
este cazul, codul fiscal/codul unic de înregistrare, locul principalului punct
de desfăşurare a activităţii, etc.;
● certificatul de cazier judiciar emis de
organele de poliţie;
● atributele de identificare şi certificatul
de cazier judiciar ale directorului de arhivă desemnat, în cazul în
care această atribuţie nu va fi îndeplinită de însăşi
persoana fizică solicitantă.
Observaţie: în
plus este necesară prezentarea autorizaţiei necesară
pentru exercitarea comerţului, eliberată potrivit Legii nr. 300/2004.
Solicitanţi persoane juridice
● cerere, semnată de persoanele care au
calitatea de a o reprezenta legal, potrivit actelor constitutive, prin care
îşi manifestă intenţia de a deveni operator al arhivei, care va
cuprinde atributele de identificare a directorilor de arhivă şi a
persoanei juridice, precum: denumirea, sediul, naţionalitatea, firma,
contul bancar, numărul de înmatriculare la registrul comerţului,
codul fiscal/codul unic de înregistrare etc.;
● copie certificată de pe actul
constitutiv de la registrul comerţului, registrul asociaţiilor
şi fundaţiilor, respectiv menţionarea actului administrativ care
a autorizat constituirea şi funcţionarea pe teritoriul României, în
cazul reprezentanţelor persoanelor juridice străine;
● certificatul de cazier judiciar pentru
directorul de arhivă şi pentru orice altă persoană
fizică împuternicită să reprezinte persoana juridică în mod
legal.
Observaţie:
documentaţia necesară autorizării va cuprinde copia
certificată a actului constitutiv ori a autorizaţiei necesară
exercitării comerţului în cazul persoanelor fizice, eliberată
potrivit Legii nr. 300/2004, şi pentru persoanele fizice şi juridice
care urmează a fi mandatate ca agenţi de către solicitant; de
asemenea, documentaţia va cuprinde certificatele de cazier judiciar ale
agenţilor persoane fizice, precum şi ale persoanelor fizice care pot
reprezenta persoana juridică viitor agent autorizat, potrivit actelor
constitutive.
Potrivit art.14 din
Ordonanţă, persoanele fizice sau cele juridice vor ataşa la
cererea de autorizare aprobarea organului competent pentru
desfăşurarea unei astfel de activităţi, dacă pentru
exercitarea unei activităţi de asemenea natură există
obligaţia obţinerii unei astfel de aprobări.
Documentaţia necesară
autorizării – potrivit Instrucţiunilor ministrului
justiţiei nr. 3128/C/2003 privind criteriile de autorizare a operatorilor
de arhivă
1. Contractele care atestă existenţa
raporturilor juridice dintre operator şi persoanele ce vor avea calitatea
de agent împuternicit, dacă solicitantul intenţionează să
desfăşoare activitatea de înscriere a avizelor prin mandatarea în
acest sens a unor persoane fizice sau juridice;
2. Ultima situaţie financiara anuală,
vizată de direcţia generală a finanţelor publice
judeţeană, respectiv a municipiului Bucureşti, care să
evidenţieze îndeplinirea de către solicitant şi viitorii
agenţi împuterniciţi a tuturor obligaţiilor de plată
exigibile faţă de terţi;
3. Certificatul de cazier fiscal eliberat de
direcţia generală a finanţelor publice judeţeană,
respectiv a municipiului Bucureşti (administraţiile finanţelor
publice) pentru solicitant şi viitorii agenţi împuterniciţi;
4. Certificatul fiscal eliberat de direcţia
generală a finanţelor publice, respectiv a municipiului
Bucureşti (administraţiile finanţelor publice), care să
evidenţieze îndeplinirea de către solicitant şi viitorii
agenţi a tuturor obligaţiilor de plată către bugetul
consolidat, inclusiv pentru contribuţiile de asigurări sociale,
asigurări de sănătate, fondul de şomaj;
5. Certificat eliberat de direcţiile de
impozite şi taxe locale care să ateste că solicitantul
şi viitorii agenţi nu figurează în evidenţe cu debite la
bugetul local;
6. Documente eliberate ori certificate de inspectoratul
teritorial de muncă, din care să rezulte că solicitantul
şi persoanele pe care le va mandata să efectueze înscrieri direct în
arhivă dispun de personalul strict necesar activităţii de
operare a arhivei (cel puţin 2 salariaţi, la fiecare birou de
înscriere în arhivă, dintre care unul cu studii superioare în domeniul
juridic, angajat de către solicitant ori agent de cel puţin un an pe
o funcţie de specialitate juridică în raport cu data depunerii
cererii de autorizare);
7. Documente din care să rezulte ca
solicitantul şi viitorii agenţi au în proprietate echipamentul
tehnic minim necesar desfăşurării activităţii de
operator de arhivă: cel puţin două calculatoare conectate
8. Dovada existenţei în proprietatea sau în
folosinţa solicitantului şi a viitorilor agenţi a unor sedii
corespunzătoare, în care se va desfăşura activitatea de
înscriere în arhivă a avizelor de garanţie, iar în cazul celor
situate în clădiri cu mai multe apartamente, faptul că sediile nu
au, în fapt, destinaţia de locuinţa (dovadă eliberată
de asociaţia de proprietari a imobilului respectiv).
Atât birourile teritoriale proprii, cât şi cele
deschise prin împuternicirea unor agenţi trebuie înscrise în registrele de
înmatriculare corespunzătoare, ca sedii principale ori secundare.
Dovada existenţei în proprietate a imobilului se va
face prin prezentarea actului juridic sau jurisdicţional translativ sau
declarativ de proprietate, însoţit, dacă imobilul este înscris în
cartea funciară, de un extras eliberat de biroul de carte funciară în
raza căruia este situat imobilul. În lipsa întabulării
se va prezenta un certificat de rol fiscal eliberat de direcţiile de
impozite şi taxe locale.
Dacă solicitantul deţine imobilul cu titlu
precar, în calitate de locatar, se va prezenta actul juridic prin care a
dobândit dreptul de folosinţă asupra imobilului respectiv.
Contractele de locaţiune neînregistrate la organele
fiscale teritoriale nu se vor lua în considerare (sau orice alte contracte
pentru care, potrivit dispoziţiilor legale, exista obligaţia
înregistrării la organele fiscale, în vederea impozitării
veniturilor).
9. Dovada subscrierii unei poliţe de asigurare sau
a garanţiei oferite pentru răspundere profesională,
superioară nivelului minim obligatoriu prevăzut de art. 20 alin.(1)
din Ordonanţa Guvernului nr. 89/2000 privind unele măsuri pentru
autorizarea operatorilor şi efectuarea înscrierilor în Arhiva Electronica
de Garanţii Reale Mobiliare, cu modificările şi
completările ulterioare.
Ordonanţa prevede că operatorii sunt
obligaţi să garanteze profesional împotriva eventualelor prejudicii
rezultând din înscrierea necorespunzătoare culpabilă a avizelor de
garanţie în raport cu formularele de avize de garanţie
(asigurătorul va trebui să
acorde despăgubiri pentru daunele produse de operator/agenţi
cu ocazia stabilirii
identităţii solicitanţilor, verificării calităţii
de persoană interesată, înscrierii/introducerii informaţiilor
din formularele de avize de garanţie în sistemul de administrare a
informaţiei al arhivei).
Indemnizaţia de asigurare, respectiv scrisoarea de
garanţie bancară va reprezenta cel puţin echivalentul în lei al
sumei de 5001 de euro pentru fiecare tranşă de 50 de operaţiuni
de înscriere, ce vor fi efectuate de operator şi agenţii acestuia.
10. Declaraţie pe propria răspundere în
sensul că pentru fiecare birou teritorial pe care se angajează
să îl deschidă (inclusiv pentru birourile de înscriere în arhivă
deschise prin împuternicirea agenţilor) solicitantul deţine, cel
puţin pentru conducătorul biroului teritorial respectiv (persoana
însărcinată să coordoneze activitatea în cadrul acelui birou de
înscriere în arhivă), semnătură electronică extinsă,
bazată pe un certificat calificat valabil, eliberat de un furnizor de
servicii de certificare acreditat (ulterior, la cererea Autorităţii
de Supraveghere, va trebui să transmită documente de test semnate
electronic);
11. Documente de plată corespunzătoare din
care să rezulte că solicitantul şi agenţii săi
deţin pentru viitoarele birouri teritoriale unităţi suplimentare
de stocare de date pe mediu optic sau magnetic ori solicitantul dispune de o
soluţie de stocare în reţea amplasata la sediul central al acestuia;
12. Dovada achitării taxelor prevăzute de
art. 23 alin. 1 şi 2 din Ordonanţa Guvernului nr. 89/2900 pentru
obţinerea autorizaţiei de operator de arhivă şi pentru
fiecare agent împuternicit să efectueze înscrieri în arhivă.
Potrivit art. 4 alin. 1 din Ordinul comun al ministrului
justiţiei nr. 766/C/2002 şi ministrului finanţelor publice nr.
552/2002 privind modul de încasare şi plată a taxelor prevăzute
de Ordonanţa Guvernului nr. 89/2000 taxele de autorizare se datorează
anticipat.
Aceste sume se vor
plăti prin ordin de plată distinct în contul 20.16.01.03. – „Taxe
şi tarife pentru eliberarea de licenţe şi autorizaţii de
funcţionare”, deschis pe seama bugetului de stat (de la data de 1.01.2003
sumele încasate cu titlu de taxe de înscriere în Arhiva Electronică se fac
venit la bugetul de stat) la unităţile de trezorerie şi
contabilitate publică în raza cărora îşi are domiciliul fiscal
solicitantul autorizaţiei de operator (pentru municipiul Bucureşti,
împărţit în mai multe sectoare taxele se vor plăti la trezoreria
sectorului în raza căruia solicitanţii îşi au domiciliul fiscal,
în contul nominalizat).
Pe ordinul de
plată prin care se achită taxele prevăzute de Ordonanţa Guvernului nr. 89/2000 pentru obţinerea autorizaţiei de operator şi pentru
împuternicirea agenţilor, va fi evidenţiată natura plăţii prin înscrierea la rubrica „Reprezentând
plăţi” a unei menţiuni, precum „Taxe autorizare operatori de
arhivă/agenţi împuterniciţi”.
La rubrica
„Către beneficiar” se va completa denumirea trezoreriei locale (în raza
căreia îşi are sediul fiscal solicitantul); contul trezoreriei din
BNR (contul va fi comunicat de trezoreria respectivă), la care se
adaugă codul fiscal al solicitantului.
Pe verso,
ordinul de plată va cuprinde următoarele menţiuni: la rubrica
„Obligaţii de plată” se va menţiona denumirea contului
20.16.01.03. - „Taxe şi tarife pentru
eliberarea de licenţe şi autorizaţii de funcţionare”; la
rubrica „Cod cont” se va înscrie contul 20.16.01.03.
13. O descriere cât mai completă
(însoţită de acte doveditoare) a activităţilor
desfăşurate de solicitant până la momentul depunerii cererii
de autorizare ca operator al arhivei, incluzând şi consideraţii
privind notorietatea de care se bucură pe plan naţional
(atestată, spre exemplu, de menţionarea sa în sondaje, cercetări
realizate de instituţii specializate).
Observaţii:
Documentele de
la pct. 3, 4, 5, 6, precum şi extrasele de carte funciară, certificatele de rol fiscal, certificatele de cazier
judiciar şi dovezile eliberate de asociaţiile de proprietari se vor
depune în original.
Întrucât anumite
documente din cele menţionate anterior au prevăzut un termen de
valabilitate, cele cu o durată de valabilitate mai mică de 30 de zile
vor fi luate în considerare dacă între data eliberării şi data
depunerii
Restul
documentelor se vor depune sub formă de copii lizibile, certificate de
solicitant.
Documentaţia
va fi structurată corespunzător fiecărui birou teritorial
şi se va depune